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18/05/2017 17:30

Arquivo Público auxilia na implantação do sistema eletrônico de informação no Estado

Arquivo Público auxilia na implantação do sistema eletrônico de informação no Estado

(Foto: Amanda Moreno)

A orientação técnica aos órgãos da Administração do Estado da Bahia por meio de visitas técnicas, reuniões e mensagens, é um dos serviços realizados pelo Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB). Com a proposta de implementação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) nos órgãos do estado, a instituição está indo além e auxiliando na gestão dos documentos que estarão disponíveis no formato digital.

Nesta quinta-feira (18), ocorreu a “Reunião sobre o Sistema Eletrônico de Informação (SEI)” com funcionários responsáveis pela implementação do Sistema da Secretaria de Administração do Estado da Bahia (SAEB). A ocasião contou com a presença do Doutor e Especialista em Gestão Eletrônica de Documentos pela Universidade de Salamanca, Daniel Flores (Professor da Universidade Federal de Santa Maria).

“O sistema está na fase de estudo e preparação. O APEB entra com a gestão dos documentos em formato digital de acordo com as normas e requisitos arquivísticos, a tabela de temporalidade e a classificação desses documentos”, disse a coordenadora de arquivos públicos do APEB, Adriana Silva.

Durante a reunião, o professor Daniel Flores destacou o sistema digital já é utilizado há muitos anos em países como os Estados Unidos e a Austrália, e destacou a importância da avaliação dos documentos e a observância das Leis 8.159 (que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos) e a 12.527 (que regula o acesso à informação).

“Um dos problemas do SEI é que ele não arquiva os documentos, ele funciona durante a gestão e tramitação dos documentos, que ocorre nas fases corrente e intermediária. Por isso, em 2003, foi criado um repositório, que é para onde são recolhidos dos documentos por meio de um empacotamento para o arquivo permanente e digital, que é blindado contra invasões”, disse o professor Daniel Flores.

A funcionária da SAEB, Jaqueline Brandão, é integrante da equipe responsável pela implementação do Sistema que vai abranger as 28 secretarias do Estado, e destacou que: “essa reunião foi muito importante pois sanou diversas dúvidas que surgiram na equipe no decorrer do processo. Sem dúvida, vai melhorar muito a comunicação entre os órgãos e a tramitação dos processos”, disse Jaqueline Brandão.

Experiência - O diretor da gestão de documentos da tecnologia da informação do Instituto Federal da Bahia (IFBA), Luiz Claudio Machado, relatou sua experiência com a implementação do SEI no IFBA, que foi a primeira instituição na Bahia a utilizar o sistema: “o SEI traz muita celeridade aos processos. Documentos que levavam dois, três dias para chegar a outra unidade, agora leva um minuto”.

Na ocasião, os funcionários da SAEB tiveram oportunidade de expor suas dúvidas quanto à instalação do sistema e o cuidado que devem ter com os documentos. A diretora do APEB, Teresa Matos, destacou que: “é uma gestão sob uma nova perspectiva com intuito de atender tanto à Administração Pública, quanto aos cidadãos de forma a preservar as informações do Estado. É um novo ambiente que necessita de cuidados específicos para a efetiva preservação”.

Arquivo Público - Com 126 anos, o Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB), unidade da Fundação Pedro Calmon/Secretaria de Cultura do Estado (FPC/SecultBA), é a segunda mais importante instituição arquivística pública do país. Em seu extenso e rico patrimônio estão custodiados documentos produzidos e acumulados no período colonial, monárquico e republicano brasileiro, que são diariamente consultados por pesquisadores de todo Brasil e de outros países. Um acervo organizado e estruturado desde 1890, quando o então governador do Estado da Bahia, Manoel Victorino Pereira, por meio de Ato, criou o Arquivo Público.

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