ROTEIRO PARA IMPLANTAÇÃO DE ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL

1- REQUISITOS BÁSICOS

Criação

O Arquivo Público Municipal deve ser criado através promulgação de Lei Municipal e Regimento Interno (modelos em anexo).

Definição de espaço

O espaço destinado ao arquivo deve ser de propriedade da Prefeitura, de fácil acesso, arejado, com boa luminosidade e com forro no telhado, com no mínimo 100 m2.

Determinação de Recursos Humanos

A prefeitura deve disponibilizar funcionários do quadro permanente a serem lotados no Arquivo ficando sua capacitação a cargo da Fundação Pedro Calmon - Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia, através do Arquivo Público do Estado.
A direção do Arquivo deverá ser exercida, preferencialmente, por um arquivista ou historiador.

Aquisição de Equipamentos

Ficará a cargo da Prefeitura a aquisição de extintores de incêndio e mobiliário administrativo (mesa de reunião para pesquisadores e carteiras dos funcionários com suas respectivas cadeiras). Sempre que possível, recomenda-se a disponibilização de um computador.

A Fundação Pedro Calmon - Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia cede ao município, mediante assinatura de Termo de Cessão de Uso, os equipamentos necessários para montagem técnica-documental do acervo tais como: estantes, arquivo, armário, além do material de consumo para montagem como: caixas–arquivo, papel Kraft.

Após a implantação do Arquivo, todo o material permanente e de consumo que se fizer necessário para manutenção, ampliação ou melhoria da Unidade será de responsabilidade da Prefeitura Municipal.

2- PASSOS PARA IMPLANTAÇÃO

Passo 1 :

§ Encaminhamento de ofício da Prefeitura Municipal à Fundação Pedro Calmon-Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia, formalizando solicitação para estabelecimento de Convênio de Implantação de Arquivo Público Municipal.

Passo 2 :

Viagem dos técnicos da FPC ao Município para:

§ Avaliar e escolher o espaço
§ Verificar o acervo (quantidade, local onde estão guardados, estado de conservação)
§ Recomendar a higienização da documentação, se necessária
§ Orientar sobre a quantidade necessária e formação de funcionários a serem designados para o Arquivo Municipal
§ Conhecer a comunidade e da história do município

Passo 3 :

§ Assinar Convênio de Implantação ( minuta em anexo)

O Convênio de Implantação, também denominado de Cooperação Técnica, pode envolver também universidades que manifestem interesse em colaborar para as atividades do arquivo, a exemplo das Universidades Estaduais da Bahia. Para tanto, deverão formalizar o interesse através de correspondência dirigida à Fundação Pedro Calmon-Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia

Passo 4 :

§ Elaborar cronograma de viagem da equipe técnica da Fundação Pedro Calmon-Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia
§ Capacitar os funcionários municipais designados para o Arquivo

Passo 5 :

· Início dos trabalhos técnicos, no município.
(As equipes de implantação serão necessariamente lideradas e orientadas por um técnico especializado em Arquivologia, contando com a colaboração de equipes auxiliares).

O Plano Organizacional do Arquivo Municipal seguirá o modelo, estrutural ou funcional, conforme orientação técnica dos arquivistas da FPC.

Passo 6

§ Sinalização das caixas arquivo (modelo de etiquetas apresentado pela equipe técnica e fornecidas pela Prefeitura)

§ Sinalização do espaço físico

§ Inauguração da unidade.

ANEXOS

- Modelo de Lei de Criação
- Modelo de Regimento Interno