ROTEIRO PARA IMPLEMENTAÇÃO DE ARQUIVO MUNICIPAL

1- CONSIDERAÇÕES

O projeto de Implementação de Arquivos Municipais visa assegurar a assistência e apoio técnico-científico para melhoria dos serviços prestados e dinamização da unidade.

2- REQUISITOS BÁSICOS

§ O arquivo existente deve ser público, integrado ao Sistema Estadual de Arquivos.

Passos para Implementação

Passo - 1

§ Formalizar solicitação, através de ofício dirigido a Fundação Pedro Calmon-Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia, registrando interesse da Prefeitura Municipal.

Passo - 2

§ Assinar Convênio de Implementação

O Convênio de Implementação, também denominado de Cooperação Técnica, pode envolver também universidades que manifestem interesse em colaborar para as atividades do arquivo, a exemplo das Universidades Estaduais da Bahia. Para tanto, deverão formalizar o interesse através de correspondência dirigida à Fundação Pedro Calmon-Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia

Passo - 3

Metas Propostas

§ Supervisionar e orientar as atividades desenvolvidas pelo Arquivo Municipal

§ Assessorar, tecnicamente, a organização do acervo documental agregado ao Arquivo

§ Assessorar e supervisionar a manutenção do Arquivo enquanto unidade integrante do Sistema Estadual de Arquivos

§ Supervisionar os equipamentos cedidos pela Fundação Pedro Calmon-Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia

§ Promover a capacitação e atualização da equipe técnica do Arquivo Municipal

§ Orientar e assessorar quanto ao recolhimento e descarte de documentações.

§ Orientar, assessorar e supervisionar a elaboração de inventários preliminares, outros procedimentos técnicos e informatização da unidade.

§ Promover a integração com outros Arquivos Municipais

Passo - 4

Operacionalização das metas

As metas serão executadas através de visitas de inspeção técnica que indicarão as ações prioritárias e também, quando necessário, o deslocamento de equipes técnicas especiais.

Quando o Convênio de Implementação for firmado com outras instituições, a exemplo das universidades, constará no plano de trabalho as competências de cada instituição.

A execução da meta de capacitação e atualização dos funcionários dos Arquivos Municipais é de responsabilidade da Fundação Pedro Calmon-Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia, cabendo às Prefeituras Municipais propiciar condições de locomoção, alimentação e hospedagem para que seus servidores participem dos cursos promovidos.

O Arquivo Municipal deverá, mensalmente, enviar à Fundação Pedro Calmon-Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia , até o quinto dia útil do mês subseqüente, relatório contendo informações das atividades desenvolvidas e quantidade de público usuário (visitantes, pesquisadores/ estudantes).