Gestão de Documentos

A gestão de documentos emerge como uma atividade permanente e essencial para a economia, a política, a administração, a ciência, a tecnologia e a cultura de uma nação. Isto porque, o Estado deve assegura o controle da produção, da utilização e da destinação adequadas dos arquivos/ documentos, de forma a garantir a preservação e o acesso aos documentos: dos arquivos públicos em geral e naturalmente do Arquivo Público do Estado da Bahia/Fundação Pedro Calmon.

Definido como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3º. da Lei Federal nº. 8.159, de 08/01/1991), a gestão de documentos, apresenta como benefícios: 

  • Organizar, de modo eficiente à produção, a administração, o gerenciamento, a manutenção e a destinação de documentos;
  • Formalizar a eliminação de documentos, em conformidade com os dispositivos legais específicos;
  • Determinar a racionalização dos meios de reprodução de documentos (microfilmagem, digitalização) e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos;
  • Assegurar o acesso às informações e aos documentos públicos tanto ao Estado quanto aos cidadãos; e
  • Preservar os documentos, de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para a pesquisa histórica e/ ou científica.

 


Base Legal

Com o objetivo de disciplinar a Gestão Documental no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo o Governo do Estado da Bahia sancionou os seguintes dispositivos legais:

  • Decreto nº 10.208, de 29 de dezembro de 2006 que disciplina a gestão de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual da Bahia (Link para Download)
  • Decreto nº 12.908, de 20 de maio de 2011 que altera o Decreto nº 10.208 que disciplina a Gestão de Documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual da Bahia (Link para Download)

 

Para subsidiar as ações referente a Gestão de Documentos, o Governo do Estado promulgou, em 18 de  fevereiro de 2014 a Instrução Conjunta Saeb/Secult nº 01 que orienta os órgãos da Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia quando a gestão de documentos arquivísticos. A partir de tal iniciativa, oficializada pelo Governo do Estado da Bahia, o Poder Executivo Estadual passou a dispor de instrumentos de gestão documental. 

Entre os anexos integrantes da citada Instrução, vale destacar o Plano e Código de Classificação de Documentos relativos as Atividades-Meio e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) relativa, também, as Atividades-Meio.

 

INSTRUÇÃO CONJUNTA SAEB/SECULT Nº 01 DE 18/02/2014 (Instrução Conjunta Saeb Secult n°_ 01 de 2014)

► ANEXO I - Plano de Classificação de Documentos para Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia: Atividades - Meio (Link para Download)

► ANEXO II - Código de Classificação de Documentos para Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia: Atividades - Meio (Link para Download)
► ANEXO III - Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia: Atividades - Meio (Link para Download)
► ANEXO IV - Termo de Transferência de Documentos (Link para Download)
► ANEXO V - Listagem de Transferência de Documentos (Link para Download)
► ANEXO VI -  Listagem de Recolhimento de Documentos  (Link para Download)
► ANEXO VII - Termo de Recolhimento de Documentos para Guarda Permanente  (Link para Download)
► ANEXO VIII - Termo de Eliminação de Documentos  (Link para Download)
► ANEXO IX - Listagem de Eliminação de Documentos  (Link para Download)
► ANEXO X - Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Link para Download)
► ANEXO XI – Índice   (Link para Download)

Assistência Técnica

 

Comissão de Avaliação de Documentos

São grupos permanentes e multidisciplinares (representantes das áreas de administração geral, administração financeira, jurídica, arquivo e protocolo e demais áreas específicas de atuação do órgão) instituídos nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Na Administração Pública Baiana, foram instituídas 52 Comissões nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual. (Link para Download)

 

Plano de Classificação de Documentos

Os órgãos e entidades da Administração Pública do Estado da Bahia precisam elaborar e oficializar os Planos de Classificação de Documentos referentes às suas atividades-fim.


Planos aprovados:


Tabela de Temporalidade de Documentos

Os órgãos e entidades da Administração Pública do Estado da Bahia precisam elaborar e oficializar as Tabelas de Temporalidade de Documentos referentes às suas atividades-fim.

Tabelas aprovadas:


Eliminação de Documentos

A eliminação de documentos públicos deve ser realizada em conformidade com os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, aprovadas pelo Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB).

A eliminação decorre do trabalho de avaliação documental, que permite a identificação de documentos que não possuem valor informativo ou probatório que justifique a sua preservação.

Os Editais de Eliminação de Documentos publicados são: 

  • Casa Civil do Estado da Bahia
Edital de Eliminação nº 01/2012 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 01/2013 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 01/2014 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 01/2017 (Link para Download)
  • Companhia Baiana de Pesquisa Mineral

Edital de Eliminação nº 01/2015 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 02/2015 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 03/2015 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 01/2016 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 001/2017 (Link para Download)


  • Instituto de Radiodifusão Educativa da Bahia

Edital de Eliminação Nº. 001/2012 (Link para Download)


  • Secretaria de Saúde do Estado da Bahia

Edital de Eliminação Nº. 001/2016 (Link para Download)

Edital de Eliminação N°. 001/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 002/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 003/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 004/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 005/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 006/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 007/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 008/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 009/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 010/2017 (Link para Download)

 

Formação e Treinamento

O Arquivo Público do Estado da Bahia, tem objetivo é disseminar, em âmbito estadual, o conhecimento arquivístico, a legislação e as normas técnicas relativos aos arquivos, protocolos e documentos públicos. Para tanto, realiza treinamento periódicos de acordo com a necessidade da instituição de promover a qualificação dos servidores que exercem suas atividades diretamente com documentos arquivísticos.

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