APEB | Sistema de Consulta a documentos

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AtoM do Arquivo Público do Estado da Bahia

O Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB) / Fundação Pedro Calmon (FPC) disponibiliza, por meio de acesso online, a consulta aos fundos documentais custodiados, descritos e organizados em conformidade com as normas de descrição arquivística internacionais (ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF e ISDIAH) e nacional (Nobrade).

O AtoM, acrônimo de “Acesso à Memória”, é um software de fonte aberta, gratuito, criado por iniciativa do Conselho Internacional de Arquivos (ICA), e recomendado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Visa disponibilizar e promover o intercâmbio na web de acervos de entidades custodiadoras em âmbito nacional e internacional.

Concebido a partir de uma estrutura multilíngue, isto é, os elementos de interface e o conteúdo da base de dados podem ser traduzidos para vários idiomas. Também, multinível, porque, o AtoM possibilita a pesquisa do geral ao particular nos fundos documentais sob custódia, articulando diferentes níveis de descrição e destinado a intensificar o intercâmbio de informações, em ambiente web, entre instituições arquivísticas nacionais e internacionais. As normas de descrição arquivística objetivam estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns.

O APEB/FPC e o Núcleo de Tecnologia da Informação/FPC, em parceria com a Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia (Prodeb), preparou o ambiente tecnológico necessário à concepção do AtoM no âmbito da FPC. Esta versão utilizada se constitui a 2.3.0.

As descrições dos documentos que integram os fundos e coleções cadastrados no AtoM do APEB/FPC encontram-se em conformidade com a Nobrade, aprovada pelo Conarq. A Nobrade considera 06 (seis) níveis de descrição, a saber: acervo da entidade custodiadora (nível 0); fundo ou coleção (nível 1); seção (nível 2); série (nível 3); dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5). Como a definição dos níveis se dá a partir de uma estrutura hierárquica, deve-se entender o item documental como um nível e não como um documento.

O primeiro nível atua como Guia de Fundos, apresenta uma visão panorâmica do acervo e fornece informações gerais sobre os fundos tais como: título, nome e história de seu(s) produtor(es), datas-limite, dimensões, gêneros documentais, conteúdo dos documentos, sistema de organização e condições de acesso.

A Nobrade encontra-se estruturada em 08 (oito) áreas, que compreendem 28 (vinte e oito) elementos de descrição, como apresentadas a seguir:

  1. Área de Identificação: registra a informação essencial para a unidade de descrição;
  2. Área de Contextualização: registra informações sobre a proveniência e a custódia da unidade de descrição;
  3. Área de Conteúdo e Estrutura: registra informações sobre o assunto e a organização da unidade de descrição;
  4. Área de Condições de Acesso e Uso: registra informações sobre o acesso à unidade de descrição;
  5. Área de Fontes Relacionadas: registra informações sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de descrição;
  6. Área de Notas: registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores;
  7. Área de Controle da Descrição: registra informações sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada;
  8. Área de Pontos de Acesso e Descrição de Assuntos: registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.
Nas citadas áreas encontram-se inseridos os 07 (sete) elementos de descrição obrigatórios:

Código de Referência tem como função identificar a unidade de descrição. Constitui um dos principais pontos de acesso. Composto de 06 (seis) partes: o código do País (BR - Brasil), o código da entidade custodiadora (BAAPEB - Bahia Arquivo Público do Estado da Bahia), o código da especifico da unidade de descrição (ex.: CIBB - Coleção Independência do Brasil na Bahia), o código da série (ex.: COR - Correspondência), o código do dossiê/processo (ex.: 001 - Maço/Livro) e o código do documento (ex.: 01).

Título identifica nominalmente a unidade de descrição. Para o nível de descrição 5 (item documental) optou-se por destacar neste elemento a indicação de responsabilidade, como “Autor(es)” e “Destinatário(s)” do documento descrito, apresentado na Área de Notas. Na impossibilidade de identificar o autor e o destinatário utilizou-se a sigla N/D (Não Declarado).

Data informa a(s) data(s) de produção da unidade de descrição, utilizando algarismos arábicos. Quando não identificada colocou-se a sigla S/D (Sem Data). Foi considerado relevante registrar o local da produção do documento (Data Tópica), mas quando não indicado utilizou-se a sigla S/R (Sem Registro). A data tópica também é apresentada na Área de Notas.

Nível de Descrição identifica o nível da unidade de descrição em relação às demais, que são: fundo ou coleção (nível 1); seção (nível 2); série (nível 3); dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5).

Dimensão e Suporte identificam e registram a dimensão física ou lógica, e também o suporte da unidade de descrição, de acordo com o nível de descrição. Para o nível 5 (item documental) optou-se com apresentar as seguintes informações: quantidade das folhas e páginas da unidade de descrição; a forma, se original ou cópia; tipo de suporte, se em papel, manuscrito ou impresso.

Nome(s) do(s) Produtor(es)
identifica o(s) nome(s) do(s) produtor(es) da unidade de descrição, o que corresponde à afirmação do Princípio da Proveniência, devendo apresentar consonância com outros elementos de descrição utilizados tais como: data, história administrativa e conteúdo. Na medida em que uma entidade pode incorporar material arquivístico por alteração de competências, um fundo / coleção pode conter mais de um produtor. Mister registrar que o produtor se constitui na entidade coletiva responsável pela acumulação do acervo, e que pode ter o seu nome modificado.

Quando, em determinados momentos da descrição, não foi possível identificar a informação por degradação do documento ou dificuldade de leitura utilizou-se o sinal convencional de reticências entre parênteses (...). Ficou, estabelecido na política de descrição do acervo custodiado pelo APB/FPC, que a escrita utilizada fosse à atual e que as abreviaturas fossem desdobradas. Salvo, na identificação do autor e destinatário quando se manteve como apresentado no documento.

A descrição arquivística, em conformidade com a Nobrade, favorecerá um olhar mais preciso no que diz respeito aos documentos históricos custodiados pelo APEB/FPC.

Confira o novo Sistema de Consulta a Documentos do Arquivo Público do Estado da Bahia
Contato: apb.fpc@fpc.ba.gov.br
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