Gestão de Documentos

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A gestão de documentos emerge como uma atividade permanente e essencial para a economia, a política, a administração, a ciência, a tecnologia e a cultura de uma nação. Isto porque, o Estado deve assegura o controle da produção, da utilização e da destinação adequadas dos arquivos/ documentos, de forma a garantir a preservação e o acesso aos documentos: dos arquivos públicos em geral e naturalmente do Arquivo Público do Estado da Bahia/Fundação Pedro Calmon.

Definido como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3º. da Lei Federal nº. 8.159, de 08/01/1991), a gestão de documentos, apresenta como benefícios: 

  • Organizar, de modo eficiente à produção, a administração, o gerenciamento, a manutenção e a destinação de documentos;
  • Formalizar a eliminação de documentos, em conformidade com os dispositivos legais específicos;
  • Determinar a racionalização dos meios de reprodução de documentos (microfilmagem, digitalização) e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos;
  • Assegurar o acesso às informações e aos documentos públicos tanto ao Estado quanto aos cidadãos; e
  • Preservar os documentos, de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para a pesquisa histórica e/ ou científica.

 


Base Legal

Com o objetivo de disciplinar a Gestão Documental no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo o Governo do Estado da Bahia sancionou os seguintes dispositivos legais:

  • Decreto nº 10.208, de 29 de dezembro de 2006 que disciplina a gestão de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual da Bahia (Link para Download)
  • Decreto nº 12.908, de 20 de maio de 2011 que altera o Decreto nº 10.208 que disciplina a Gestão de Documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual da Bahia (Link para Download)

 

Para subsidiar as ações referente a Gestão de Documentos, o Governo do Estado promulgou, em 18 de  fevereiro de 2014 a Instrução Conjunta Saeb/Secult nº 01 que orienta os órgãos da Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia quando a gestão de documentos arquivísticos. A partir de tal iniciativa, oficializada pelo Governo do Estado da Bahia, o Poder Executivo Estadual passou a dispor de instrumentos de gestão documental. 

Entre os anexos integrantes da citada Instrução, vale destacar o Plano e Código de Classificação de Documentos relativos as Atividades-Meio e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) relativa, também, as Atividades-Meio.

 

INSTRUÇÃO CONJUNTA SAEB/SECULT Nº 01 DE 18/02/2014 (Instrução Conjunta Saeb Secult n°_ 01 de 2014)

► ANEXO I - Plano de Classificação de Documentos para Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia: Atividades - Meio (Link para Download)

► ANEXO II - Código de Classificação de Documentos para Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia: Atividades - Meio (Link para Download)
► ANEXO III - Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia: Atividades - Meio (Link para Download)
► ANEXO IV - Termo de Transferência de Documentos (Link para Download)
► ANEXO V - Listagem de Transferência de Documentos (Link para Download)
► ANEXO VI -  Listagem de Recolhimento de Documentos  (Link para Download)
► ANEXO VII - Termo de Recolhimento de Documentos para Guarda Permanente  (Link para Download)
► ANEXO VIII - Termo de Eliminação de Documentos  (Link para Download)
► ANEXO IX - Listagem de Eliminação de Documentos  (Link para Download)
► ANEXO X - Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Link para Download)
► ANEXO XI – Índice   (Link para Download)

Assistência Técnica

 

Comissão de Avaliação de Documentos

São grupos permanentes e multidisciplinares (representantes das áreas de administração geral, administração financeira, jurídica, arquivo e protocolo e demais áreas específicas de atuação do órgão) instituídos nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Na Administração Pública Baiana, foram instituídas 52 Comissões nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual. (Link para Download)


Instrumentos de Gestão de Documentos Finalísticos

Os principais instrumentos da Gestão de Documentos são os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Os órgãos e entidades da Administração Pública do Estado da Bahia elaboraram e oficializaram os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidades referentes os documentos e processos, físicos ou digitais, provenientes das suas atividades finalísticas.



Instrumentos aprovados:




  • ADAB - Agência Estadual de Defesa Agropecuária da Bahia

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Adab (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Adab  (Link para Download)


 

  • AGERBA - Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de Energia, Transportes e Comunicações da Bahia 

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Agerba (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Agerba  (Link para Download)


 

  • BAHIAPESCA - Bahia Pesca S.A.

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da BahiaPesca (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da BahiaPesca  (Link para Download)


 

  • CCIVIL - Casa Civil do Estado da Bahia

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Casa Civil (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Casa Civil  (Link para Download)


 

  • CTB - Companhia de Transportes do Estado da Bahia 

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da CTB (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da CTB  (Link para Download)

 


  • DESENBAHIA

Portaria  (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da DESENBAHIA  (Link para Download)


  • DPT - Departamento de Polícia Técnica 

Plano de Classificação do DPT (Link para Download)

Tabela de Temporalidade do DPT  (Link para Download)

 

  • FAPESB - Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado da Bahia  

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Fapesb (Link para Download) 


  • FPC - Fundação Pedro Calmon 

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da FPC (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da FPC  (Link para Download)

 


  • IRDEB - Instituto de Radiodifusão Educativa da Bahia 

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Irdeb (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Irdeb  (Link para Download)

 

  •  JUCEB - Junta Comercial do Estado da Bahia  

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Juceb (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Juceb  (Link para Download)


  • PCBA - Polícia Civil 

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da PCBA (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da PCBA  (Link para Download)


  • PGE - Procuradoria Geral do Estado 

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da PGE (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da PGE  (Link para Download)



  • PRODEB - Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia  

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Prodeb (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Prodeb (Link para Download)

 


  • SAEB - Secretaria de Administração do Estado da Bahia 

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Saeb (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Saeb  (Link para Download)

 


  • SDE - Secretaria de Desenvolvimento Econômico

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da SDE (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da SDE  (Link para Download)



  • SEAP - Secretaria de Administração Penitenciária e Ressocialização  

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Seap (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Seap  (Link para Download)

 


  • SECOPA - Secretaria Estadual para Assuntos da Copa do Mundo da Fifa Brasil 2014

Portaria  (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da SECOPA  (Link para Download)

 


  • SECULT - Secretaria de Cultura  

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Secult (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Secult  (Link para Download)



 

  • SEDUR - Secretaria de Desenvolvimento Urbano 

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Sedur (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Sedur  (Link para Download)



 

  • SEFAZ - Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia 

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Sefaz (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Sefaz  (Link para Download)

 


  • SEINFRA - Secretaria de Infraestrutura  

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Seinfra (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Seinfra  (Link para Download)



 

  • SEPLAN - Secretaria do Planejamento  

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Seplan (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Seplan  (Link para Download)



 

  • SJDHDS - Secretaria de Justiça, Direitos Humanos e Desenvolvimento Social

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da SJDHDS (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da SJDHDS  (Link para Download)



 

  • SSP - Secretaria de Segurança Pública 


Portaria (Link para Download)

Plano de Classificação da SSP (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da SSP  (Link para Download)

 


  • UNEB - Universidade do Estado da Bahia

Portaria  (Link para Download)

Plano de Classificação da Uneb (Link para Download)

Tabela de Temporalidade da Uneb  (Link para Download)




Eliminação de Documentos

A eliminação de documentos públicos deve ser realizada em conformidade com os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, aprovadas pelo Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB).

A eliminação decorre do trabalho de avaliação documental, que permite a identificação de documentos que não possuem valor informativo ou probatório que justifique a sua preservação.

Os Editais de Eliminação de Documentos publicados são: 



  • Casa Civil do Estado da Bahia
Edital de Eliminação nº 01/2012 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 01/2013 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 01/2014 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 01/2017 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 01/2019 (Link para Download)
  • Companhia Baiana de Pesquisa Mineral

Edital de Eliminação nº 01/2015 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 02/2015 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 03/2015 (Link para Download)
Edital de Eliminação nº 01/2016 (Link para Download)
Edital de Eliminação Nº. 001/2017 (Link para Download)


  • Instituto de Radiodifusão Educativa da Bahia

Edital de Eliminação Nº. 001/2012 (Link para Download)


  • Secretaria de Saúde do Estado da Bahia

Edital de Eliminação Nº. 001/2016 (Link para Download)

Edital de Eliminação N°. 001/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 002/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 003/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 004/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 005/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 006/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 007/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 008/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 009/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 010/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 011/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 012/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 013/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 014/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 015/2017 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 001/2018 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 002/2018 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 003/2018 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 004/2018 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 005/2018 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 006/2018 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 001/2019 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 002/2019 (Link para Download)

Edital de Eliminação Nº. 003/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 004/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 005/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 006/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 007/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 008/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 009/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 010/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 011/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 012/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 013/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 014/2019 (Link para Download


 

  • Secretaria de Administração


Edital de Eliminação Nº 001/2019 (Link para Download)


Edital de Eliminação Nº 002/2019 (Link para Download)


  • Fundação Cultural do Estado da Bahia


Edital de Eliminação Nº 001/2019 (Link para Download

 

Formação e Treinamento

O Arquivo Público do Estado da Bahia, tem objetivo é disseminar, em âmbito estadual, o conhecimento arquivístico, a legislação e as normas técnicas relativos aos arquivos, protocolos e documentos públicos. Para tanto, realiza treinamento periódicos de acordo com a necessidade da instituição de promover a qualificação dos servidores que exercem suas atividades diretamente com documentos arquivísticos.
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